Se você emite notas fiscais, com certeza já passou por essa situação: ao finalizar uma venda, o sistema gera dois arquivos diferentes. Um é um PDF bonitinho, pronto para imprimir, e o outro é um arquivo de texto com um código estranho (o XML).

Mas afinal, qual deles é a Nota Fiscal "de verdade"? Qual deles eu preciso guardar e qual devo enviar para o meu contador fechar o mês?

A confusão é comum, mas a resposta é muito importante para a segurança fiscal da sua empresa. A Notaflow descomplica esses conceitos para você agora.

O que é o XML? (A verdadeira Nota Fiscal)

O XML (sigla para Extensible Markup Language) é o arquivo digital que é, de fato, a Nota Fiscal Eletrônica.

É dentro desse arquivo que estão todas as informações tributárias, a assinatura digital da sua empresa e a validação da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Para o governo, o papel não importa; o que vale é este arquivo digital.

Sem o arquivo XML, não existe comprovação eletrônica daquela transação. Por isso, a lei exige que o vendedor e o comprador armazenem este arquivo digital pelo prazo legal (geralmente 5 anos).

O que é o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é aquele documento que costumamos ver em formato PDF ou impresso em folha A4.

Como o próprio nome diz, ele é um documento auxiliar. Ele serve para duas coisas principais:

1. Acompanhar a mercadoria durante o transporte (o caminhão precisa levar o papel).

2. Conter a Chave de Acesso (aquele código de barras longo), que permite que qualquer pessoa consulte a nota original (o XML) no site da SEFAZ.

Importante: O DANFE, sozinho, não tem validade jurídica como nota fiscal. Ele é apenas uma representação simplificada e visual do que está dentro do XML. Guardar apenas o papel (ou o PDF) e jogar fora o XML é um erro grave.

Qual arquivo devo enviar para o contador?

A resposta curta é: O XML.

Muitos empresários enviam apenas os PDFs (DANFE) para a contabilidade, achando que estão ajudando. Porém, isso gera um problema enorme para o contador.

• Com o XML: O software contábil importa todas as notas automaticamente em segundos, sem erros.

• Com o DANFE (PDF): O contador teria que digitar nota por nota manualmente (ou usar leitores de PDF que podem falhar), o que aumenta o risco de erros de digitação e atrasa o fechamento dos seus impostos.

Portanto, para manter uma boa relação com sua contabilidade e garantir que seus impostos sejam calculados corretamente, envie sempre os arquivos XML.

Como a tecnologia resolve isso?

Antigamente, você precisava baixar os arquivos um por um, salvar em pastas no computador e enviar por e-mail no final do mês. Se o computador estragasse, você perdia as notas e poderia ser multado.

Hoje, sistemas modernos como o Notaflow automatizam tudo isso.

Nossa plataforma não apenas emite a nota, mas também:

1. Armazena o XML na nuvem com segurança (cumprindo a lei).

2. Organiza seus arquivos para fácil acesso.

3. Pode facilitar o envio dos arquivos para sua contabilidade, ou permitir que eles baixem em lote.