Errar na emissão de uma nota fiscal é mais comum do que parece. Pode ser um erro de digitação no valor, um CNPJ incorreto ou até mesmo uma desistência de compra por parte do cliente logo após a emissão.

Nessas horas, a primeira reação é correr para o botão de "Cancelar". Mas você sabe até quando esse botão funciona?

Neste artigo, a Notaflow explica os prazos legais e o que fazer caso você tenha perdido a hora certa de cancelar.

A Regra de ouro: O prazo de 24 horas

Para a grande maioria dos estados brasileiros, o prazo regulamentar para o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe, modelo 55) é de 24 horas após a autorização de uso.

Além do tempo, existe uma condição fundamental: a mercadoria ainda não pode ter saído da empresa. Se o produto já está em trânsito (circulação de mercadoria), o cancelamento é proibido, mesmo que esteja dentro do prazo de 24 horas.

Portanto, a regra geral é:

1. Faz menos de 24 horas que emitiu?

2. A mercadoria ainda está no seu estoque?

3. Pode cancelar tranquilamente pelo sistema.

"Perdi o prazo de 24 horas. E agora?"

Se você notou o erro após o prazo regulamentar, o cancelamento simples via sistema será rejeitado pela SEFAZ (Rejeição: Pedido de Cancelamento Intempestivo).

Porém, nem tudo está perdido. Em alguns estados, existe a possibilidade de realizar o chamado Cancelamento Extemporâneo.

O que é Cancelamento Extemporâneo?

É um procedimento especial que permite cancelar a nota fora do prazo comum. O tempo limite para solicitar esse tipo de cancelamento varia drasticamente de estado para estado (alguns permitem até 7 dias, outros até 30 dias, mediante regras específicas).

Atenção: Esse processo geralmente não é gratuito. O fisco pode cobrar uma multa (geralmente uma porcentagem sobre o valor da nota) para autorizar esse cancelamento fora de hora.

O passo fundamental: Fale com seu Contador

Diferente do cancelamento normal, que você faz com um clique no sistema da Notaflow, o Cancelamento Extemporâneo é um processo burocrático e fiscal.

Se você perdeu o prazo de 24 horas, entre em contato com seu escritório de contabilidade imediatamente.

Somente o contador poderá:

1. Verificar se o seu estado (UF) permite o cancelamento extemporâneo.

2. Calcular se haverá multa e se vale a pena pagá-la.

3. Realizar os procedimentos junto à Receita Estadual para reabrir o prazo de cancelamento para aquela nota específica.

E se não for possível fazer o cancelamento extemporâneo?

Se o prazo já estourou muito ou se a mercadoria já circulou, a solução não será o cancelamento, mas sim a emissão de uma Nota Fiscal de Devolução (ou Estorno) para anular a operação anterior contabilmente. Novamente, seu contador é o melhor amigo para orientar qual CFOP usar nesse caso.